هر زمان که فردی به دنبال کسب شایستگی های آکادمیک می باشد یا سعی در درخواست یک شغل در سازمانی با پرستیژ دارد، عموماً نیاز به یک یا تعداد بیشتری توصیه نامه ( LOR ) دارد تا به کمیته پذیرش کمک کند درک بهتری از این موضوع داشته باشند که آیا این فرد برای دوره آموزشی یا پروفایل کاری مورد نظر مناسب است یا خیر. یک توصیه نامه معمولاً به وسیله کارفرمای قبلی یا استادی که شخص را به اندازه کافی می شناسد تا بتواند مرجعی معتبر باشد و به سازمان، قرار دادن فرد مورد نظر در لیست شان را پیشنهاد دهد، نوشته می شود. این مقاله با هدف فراهم آوردن راهنمایی کامل روی جنبه های اصلی یک توصیه نامه، فرمت های آن و موارد اصلی که لازم است هنگام نوشتن توصیه نامه ها به خاطر داشته باشید، ارائه می شود.
انواع توصیه نامه ها یا LOR ( Letter of Recommendation )
اکثر ما ممکن است در این باره اطلاعاتی نداشته باشیم اما دو نوع توصیه نامه وجود دارد. این تمایز بر مبنای فردی که ارائه دهنده یا توصیه کننده است، می باشد. انواع توصیه نامه ها به همراه توضیحات در ادامه می آید:
توصیه نامه آکادمیک
توصیه نامه ای که توسط یکی از اعضای دانشگاه زیر نظر موسسه آموزشی ارائه می شود که شما قبلاً در آن تحصیل کرده اید، می تواند به عنوان یک توصیه نامه آکادمیک شناخته شود. دانشگاه های خارج از کشور، تقاضای حداقل یک توصیه نامه آکادمیک را دارند. در این چنین مواردی، شما می توانید به دانشگاه های قبلی برای درخواست کمک در این زمینه مراجعه کنید. این نوع توصیه نامه ها، قابلیت های دانشجو را جهت دنبال کردن دوره ای که با دستاوردهای اصلی شما متناسب باشد، فراهم می کنند.
توصیه نامه شغلی
اکثر دانشگاه های خارج از کشور در رابطه با سوابق کاری قبلی مخصوصاً در طول دوره پذیرش ارشد، از شما سوالاتی می پرسند. توصیه نامه های شغلی می تواند توسط مدیر ارشد یا همکاری که در سازمان قبلی با وی کار می کرده اید، ارائه شود. دانشجویان باید بدانند که لازم است LOR شغلی روی سربرگ رسمی شرکت درج شود. توصیه نامه شغلی روی مواردی همچون توانایی متقاضی در کار در محیط های متفاوت، کار تیمی، در معرض شرایط متفاوت قرار گرفتن تمرکز می کند.
چه کسی به توصیه نامه یا LOR نیاز دارد و چرا؟
تمامی افرادی که به دنبال ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر هستند الزاماً به LOR نیاز دارند، به ویژه کسانی که قصد تحصیل در خارج از کشور را دارند. بدون در نظر گرفتن مقطع، دوره و رشته تحصیلی، دانشجویان معمولاً به دو توصیه نامه از دانشگاه به علاوه سوابق شغلی نیاز دارند. اغلب اوقات، دانشجویانی که در دوره های آموزشی مقطع کارشناسی ثبت نام کرده اند، سابقه کاری قبلی ندارند؛ بنابراین، می توانند درخواست توصیه نامه از معلمان مدارس، مدرسان موسسات آموزشی، اساتید دانشگاه ها، مشاوران و … را داشته باشند. برای افرادی که به دنبال ادامه تحصیل در مقطع ارشد در خارج از کشور هستند، می توانند توصیه نامه خود را از آخرین کارفرما، مدیر دوره کارآموزی، اساتید کالج و … درخواست کنند.
فرمت های توصیه نامه
توصیه نامه ها معمولاً بین 4 تا 5 پاراگراف می باشند که به طور کامل توانایی های متقاضیان را برای تلاش های آینده توصیف می کنند. هر پاراگراف معمولاً به بخش خاصی اختصاص داده شده که اطلاعات مورد نیاز را درباره فرد ارائه می دهد. نامه ها ساختار اصلی یک LOR را از طریق فرمت های توصیه نامه قابل درک می کنند.
اولین پاراگراف:
بند اول ماهیت ارتباط بین دانشجو و توصیه کننده را مشخص می کند. معمولاً با ذکر نام حرفه ای همراه با تحصیلات فرد شروع می شود و می توان به شکل نامحسوس دلیل رضایت توصیه کننده از معرفی فرد را به اشتراک گذاشت.
دومین پاراگراف:
دومین بند توصیه نامه باید درباره نقاط قوت بالقوه داوطلب به همراه شایستگی هایی که در دوره پیش رو به وی کمک می کند، صحبت کند. از ذکر شایستگی های مذکور، غافل نشوید.
سومین پاراگراف:
اینجا در سومین بند، باید سناریوهای واقعی از توانایی های داوطلب و همچنین تعهد برای رسیدن به هدف تعیین شده ذکر شود.
چهارمین پاراگراف:
آخرین پاراگراف مربوط به بند نتیجه گیری در توصیه نامه است و به توصیف توانایی های شما می پردازد و اینکه چرا یک داوطلب عالی برای دوره آموزشی هستید که تلاش می کنید در آن ثبت نام نمایید.
پنجمین پاراگراف:
جهت کمک بیشتر، در این پاراگراف، توصیه کننده باید جزئیات تماس را به همراه موسسه یا سازمانی که عضوی از آن بوده اند را ارائه دهند.
شایستگی هایی که باید در توصیه نامه عنوان شود:
همانطور که درباره فرمت یک توصیه نامه صحبت می کنیم، ممکن است متوجه تاکید بر مجموعه ای از قابلیت ها و شایستگی ها شوید، اما صلاحیت هایی که باید در توصیه نامه ذکر شود، شامل چه مواردی است؟ برای کمک به شما در این زمینه، در ادامه مواردی که باید در توصیه نامه عنوان شود را ارائه می دهیم:
شایستگی های مربوط به توصیه نامه شغلی:
- مهارتهای رهبری
- قدرت تصمیم گیری
- توان سازگاری با تیم و کار تیمی
- مهارت های مربوط به مدیریت
- فداکاری برای نقش
- قابلیت اطمینان و یکپارچگی
- مدیریت زمان
- عملکرد چند وظیفه ای
- خلاقیت
- سخت کوشی
شایستگی های مربوط به توصیه نامه تحصیلی:
- مهارت های کار تیمی
- اشتیاق و خلاقیت
- توانایی رهبری
- مهارتهای تحقیقاتی سریع
- سخت کوشی
- عملکرد تحصیلی
- جوایز، دستاوردها، تقدیرنامه ها و سایر موارد برجسته
نکات ضروری توصیه نامه
یک توصیه نامه LOR، اهمیت بسیار زیادی برای داوطلبی دارد که متقاضی یک دوره آموزشی یا تکمیل پروفایل شغلی خود است. کمیته ارزیابی که برای تعیین شایستگی یک متقاضی اختصاص داده شده است، شخصاً با داوطلبان ملاقات نمی کند یا آنها را نمی شناسد؛ بنابراین نمی دانند که داوطلب چقدر توانمند و با استعداد است، مگر اینکه مدارک ارسالی، شخصیت و ویژگی های افراد را برجسته کند. در ادامه نکاتی کلیدی که باید در پیش نویس توصیه نامه خود بدانید، عنوان می شود:
- توصیه نامه باید جامع و دقیق باشد. اساساً باید مختصر و هوشمندانه باشد تا بینشی درباره متقاضی و شخصیت وی در اختیار خواننده قرار دهد.
- توصیه نامه نیازی به تزیین بیش از حد ندارد چون در این صورت اینطور به نظر می رسد که نویسنده یا متقاضی سعی دارد تصویری اغراق آمیز از خود ارائه دهد.
- توصیه نامه باید با رویکردی کلی نگر نوشته شود به این معنی که همانقدر که نقاط قوت متقاضی و دستاوردهای وی برجسته می شود، نقاط ضعف وی نیز باید مورد بحث واقع شود تا تعادلی بین این دو ایجاد گردد.
- باید یک فرد آن را بنویسد تا حسی از اصالت داشته باشد و حس کپی شدن از جایی دیگر را منتقل نکند.
- باید چشم انداز فرد نویسنده را برجسته کند تا کمیته پذیرش یا دپارتمان منابع انسانی دیدی کلی از شخصیت متقاضی از دیدگاه کسی که داوطلب را شخصاً و از نظر حرفه ای می شناسد، به دست آورد.
چه مواردی باید در توصیه نامه نوشته شود؟
برای کمک به درک شما در این رابطه که محتوای توصیه نامه باید شامل چه مواردی باشد، پرسشنامه ای با کمک مشاوران حرفه ای خود ایجاد کردیم که بهتر است به آن نگاهی بیاندازید:
ارتباط شما با متقاضی چیست؟
فردی که توصیه نامه را می نویسد لازم است با ذکر جزئیات عنوان کند متقاضی را تا چه حد می شناسد تا اعتبار و قابل اعتماد بودن آنها را تایید کند.
از دیدگاه شما، متقاضی چه دستاوردهای بزرگی دارد که استعداد و ویژگی های شخصیتی وی را برجسته نماید؟
در حین پاسخ به این سوال، داور باید دلایل خود را با نمونه و مثال های خاصی پشتیبانی کند، زمانی که متقاضی، استعدادهای خود را به نمایش گذاشته و علیرغم سختی هایی که با آن روبرو بوده است، شایستگی خود برای دریافت این موقعیت را اثبات کرده است. سپس، نقاط قوت داوطلب می تواند با نحوه مناسب بودن وی برای برنامه یا پروفایل شغلی انتخاب شده مرتبط شود.
نقاط ضعف اصلی متقاضی چیست؟
ذکر نقاط ضعف می تواند کار دشواری باشد زیرا به عنوان توصیه کننده باید یک رویکرد متعادل را اجرا کنید. برای این بخش از توصیه نامه، نمی توانید ویژگی های منفی داوطلب را ذکر کنید، اما مواردی را ذکر کنید که هنوز هم امکان بهبود دارند. در حالی که گفتن اینکه فردی بیش از حد سخت کوش می باشد، ممکن است غیر صادقانه به نظر برسد، می توانید سبک نسبتاً میانه و متعادلی را انتخاب کنید و بگویید که وی دارای اخلاق حرفه ای قوی است.
متقاضی تا چه اندازه اصالت و استقلال را شفاف می کند؟
نوشتن توصیه نامه برای فردی که برای فرصت های شغلی مدیریتی در یک شرکت یا یک دوره آموزشی مدیریت بازرگانی درخواست داده، مشکل می باشد و لازم است توصیه کننده از داشتن صلاحیت ها یا مهارت های مربوط به آینده برای برنامه یا پروفایل شغلی مورد نظر اطمینان یابد. در کنار تمامی این موارد، به عنوان توصیه کننده باید اطمینان حاصل کنید که اصالت افکار متقاضی را برجسته می کنید و اینکه چگونه آنها استعداد و استقلال را در اعمال خود نشان می دهند. این امر می تواند از طریق ذکر نمونه ها یا از طریق ویژگی های شخصیتی خاص آنها باشد.
چطور برنامه یا پروفایل مسیر شغلی به متقاضی در درک اهدافش کمک خواهد کرد؟
به عنوان نتیجه گیری توصیه نامه، لازم است که چارچوبی کلی در این باره به توصیه نامه اضافه شود که دوره آموزشی یا پروفایل شغلی فرصتی برای متقاضی است تا هم از نظر فردی و هم حرفه ای رشد کند. ویژگی‌های داوطلب را با برنامه یا فرصت کاری انتخابی‌شان مرتبط کنید و نکات کلیدی را با ذکر اینکه این برنامه یا فرصت چگونه انتخاب مناسبی برای آنها برای تحقق اهداف شغلی‌شان است، برجسته کنید.
توصیه نامه برای برنامه های تاپ
در حالی که استانداردهای کلی برای معرفی نامه های علمی و حرفه ای برای دانشجویان یکسان است، پیش نیازها و درخواست ها در هر دوره آموزشی متفاوت است. پیش نیازها و ساختار برای انتخاب دوره های برتر به شرح زیر است:
| برنامه تحصیلی | تعداد توصیه نامه ها | انواع توصیه نامه | موضوع زمینه ای توصیه نامه |
| توصیه نامه برای ارشد | 3 | حداقل 2 توصیه نامه آکادمیک | تاکید بر دستاوردهای علمی، استعدادها، سرگرمی ها و اهداف شغلی |
| توصیه نامه برای MBA | 2-3 | حداقل یک توصیه نامه شغلی | قدرت حل مساله، رفتار رهبری، نقاط قوت و فرصتها برای پیشرفت باید برجسته شوند. |
| توصیه نامه برای دکترا | 2-3 | توصیه نامه های آکادمیک | صحبت درباره درک مطالب، تحقیقات گذشته، انتشارات و موفقیت های آکادمیک |
| توصیه نامه برای لیسانس | 1-2 | توصیه نامه آکادمیک | دستاوردهای دانشگاهی و روابط اجتماعی باید بیان شوند |
اشتباهات رایج در توصیه نامه
تعدادی اشتباهات رایج وجود دارد که هم توصیه کنندگان و هم دانشجویانی که در جستجوی توصیه نامه هستند، باید از آنها اجتناب کنند. در اینجا نکاتی درباره نحوه نوشتن یک توصیه نامه بسیار خوب ارائه می شود تا از اشتباهات رایج نیز اجتناب کنید.
توصیه نامه فردی ننویسید
کپی توصیه نامه های موجود در اینترنت، آسانترین راه به دام افتادن در اشتباهات رایج است. این امر نه تنها شانس شما برای دریافت نامه پیشنهادی را به طور جدی تحت تاثیر قرار می دهد، بلکه فرصتی طلایی برای نشان دادن استعدادها و مهارتهای شما را هدر می دهد.
انتخاب فرد اشتباه برای نوشتن توصیه نامه
در حالی که دریافت توصیه نامه بسیار عالی است، اما استادی بذله گو که به شما در ترم سوم آموزش داده است، به احتمال زیاد به شما کمکی نخواهد کرد. این فرد باید با شما و شایستگی های شما برای نوشتن توصیه نامه کاملاً آشنا باشد.
عدم توانایی در حفظ پروتکل مناسب
توصیه نامه شما باید تایپ شود ( نه دست نویس ) و در یک پاکت مهر و موم شده با سربرگ دانشگاه ارسال شود. در غیر این صورت، صحت LOR شما مورد تردید است.
فقدان اطلاعات مرتبط
اطمینان پیدا کنید که اطلاعات کافی درباره خود به توصیه کننده ارائه می دهید. جهت کمک به آنها در نوشتن پیش نویس یک توصیه نامه موفق، بیانیه هدف، رزومه و هر نوع گواهی نامه دیگری که دارید را ارسال کنید. مطمئن شوید که توصیه کننده شما حداقل یک ماه برای تکمیل توصیه نامه فرصت دارد. کار با عجله، غیر استاندارد و غیرقابل قبول است.
زبان نادرست
امروز باید بیشتر مراقب بود تا به حساسیت مردم توهین نشود. با استفاده از عبارات یا کلمات خاص، ممکن است شخص به طور تصادفی به دیگران آسیب برساند.
سوالات متداول توصیه نامه
تفاوت بین توصیه نامه یا LOR و بیانیه هدف یا SOP چیست؟
یکی از تفاوت های قابل توجه بین بیانیه هدف و توصیه نامه این است که بیانیه هدف را متقاضی می نویسد در صورتی که توصیه نامه توسط شخص دیگری آماده می شود.
اندازه بهینه توصیه نامه چقدر است؟
در حالی که هیچگونه محدودیتی از نظر تعداد کلمات در استایل توصیه نامه وجود ندارد، اما تعداد 500 تا 600 کلمه بهینه و مناسب است. توصیه کننده ها باید نامه خود را در یک برگه A4 یک رو سازماندهی کنند.
چطور درخواست توصیه نامه داشته باشم؟
ایمیل یا تماس تلفنی بهترین راه های ارتباط با توصیه کننده است. از آنها درخواست کنید و تمامی اطلاعات مورد نیاز از جمله روند پذیرش و سایر پیش نیازها را در اختیارشان قرار دهید. همچنین زمانی که از آنها درخواست توصیه نامه می کنید، مطمئن شوید هر نوع استعداد خاص یا دستاوردهایی که تمایل دارید برجسته شود را نیز به آنها منتقل کنید.
اگر برای برنامه ارشدم به توصیه نامه احتیاج داشتم، چه کنم؟
در حالی که اغلب دانشجویان نیاز به توصیه نامه های تحصیلی برای دوره های ارشد دارند، تنها تعداد کمی از کالج ها از شما تقاضای توصیه نامه های شغلی می کنند. نتیجتا، دانشجویان باید در جستجوی توصیه سوپروایزرها، اساتید، مشاوران و سایر افراد دانشگاهی باشند.
اگر مشخص نشده باشد، کدام فرم LOR را باید برای برنامه تحصیلات تکمیلی خود ارسال کنم؟
اگر شما تجربه شغلی مرتبط داشته باشید، باید حداقل یک توصیه نامه تحصیلی و یک توصیه نامه شغلی را ارسال کنید.
توصیه نامه ها تاریخ انقضا دارند؟ توصیه نامه ها چقدر باید جدید باشند؟
توصیه نامه ها، مخصوصاً توصیه نامه های تحصیلی، نباید از 1 الی 2 ماه قدیمی تر باشند.
امیدواریم این مقاله به شما در درک این موضوع که یک توصیه نامه چیست و به چه شکلی می توانید آن را بنویسید، کمک کرده باشد. اگر نیاز به مشاوره تخصصی بیشتری دارید، می توانید همیشه روی راهنمایی های کارشناسان و مشاوران مجموعه ما حساب کنید. با شماره 05131071 تماس بگیرید.